Un sistema de contratación, o sistema de gestión de contratación, es un conjunto de herramientas y procesos de contratación que las empresas utilizan para gestionar el proceso de contratación.
Debido a la naturaleza competitiva de la contratación, especialmente para candidatos con habilidades técnicas en demanda, un sistema de contratación mejora la eficiencia tanto para los reclutadores como para los solicitantes de empleo. Esto da como resultado que las empresas contraten talento de calidad y, al mismo tiempo, reducen el tiempo de contratación y los costos de reclutamiento.
Profundicemos un poco más en qué procesos suele implicar un sistema de reclutamiento y qué hace que un sistema sea bueno.
Descripción general del proceso de contratación
Un proceso de reclutamiento todo incluido generalmente tiene de cinco a siete fases clave. Sin embargo, esto puede variar según el tamaño de la empresa, el proceso de contratación existente y la estructura organizativa.
Estos son los pasos estándar en el proceso de contratación:
- Los gerentes de contratación definirán el puesto y escribir una descripción del trabajo para cualquier oferta de trabajo en la empresa. Estas descripciones deben exponer la oportunidad, las habilidades requeridas y la experiencia del candidato, las tareas y responsabilidades, y los valores de la empresa.
- El siguiente paso es buscar candidatos mediante software de publicación de empleos. Este software se dirige a bolsas de trabajo y redes sociales y escanea su base de datos de talentos.
- Los reclutadores clasificarán las solicitudes. Las empresas pueden ahorrar tiempo filtrando automáticamente a los solicitantes en diferentes categorías mediante un Sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Agiliza tareas como el análisis de habilidades y la selección de currículums para reducir su lista de candidatos. Esto ayuda a identificar a los candidatos que desea entrevistar.
- Programe las entrevistas.
- Evalúa a los candidatos preseleccionados comprobando sus referencias profesionales y verificando todos los detalles del empleo.
- Incorporar al candidato designado a través de varios procesos. Por ejemplo, esto podría incluir enviar por correo electrónico los formularios requeridos y crear páginas del portal de empleados en el sitio web de la empresa para los nuevos empleados.
- Prepárese para futuras contrataciones creando un sólido grupo de talentos de candidatos potenciales.
¿Qué caracteriza a un buen sistema de contratación?
Un LinkedIn encuesta demostró que, en 2021, más empresas están adoptando tecnologías de contratación virtual. Pero ¿qué significa eso para las organizaciones?
Significa que tienen que invertir en un buen sistema de contratación para el proceso de contratación. Este sistema debe incluir una solución para gestionar la búsqueda, selección, contratación e incorporación de candidatos calificados para los puestos vacantes de una organización.
En última instancia, un buen sistema de gestión de contratación debe ofrecer toda la funcionalidad que un equipo de contratación necesita durante todo el proceso de contratación en un sistema centralizado o integrado. En lugar de utilizar varias aplicaciones de software diferentes, ofrece a los equipos una mejor visión general del proceso en su conjunto, de principio a fin.
A continuación se muestran algunos componentes clave que debe tener un buen sistema:
- Publicación de empleos, procesamiento de currículums y verificación de referencias automatizados
- Emparejamiento, selección, seguimiento y prueba de candidatos
- Gestión de relaciones con candidatos.
- Hacer que los equipos colaborativos funcionen mejor
- Revisión de solicitudes de candidatos y análisis de currículums
- Publicar en bolsas de trabajo
- Integración de correo electrónico
- análisis de recursos humanos
Si analizamos estas funciones con más detalle, un potente software de contratación suele ayudar a RR.HH. con:
CRM
El software de gestión de relaciones con candidatos (CRM) desempeña un papel importante en la creación y el seguimiento del grupo de candidatos.
El software CRM interactúa con los candidatos durante todo el proceso. Sin embargo, el beneficio real es que proporciona una red organizada de talento disponible que está previamente examinado.
Al utilizar un sistema CRM, los reclutadores pueden agrupar candidatos en categorías específicas y relevantes mientras colocan a proveedores, empresas y empleados en otros grupos. Esto elimina la necesidad de múltiples bases de datos o el uso de varias plataformas. Todo está centralizado en un solo sistema.
El software CRM, como parte del sistema de contratación, permite además tareas rutinarias como enviar correos electrónicos masivos o programar reuniones grupales entre candidatos y nuevos empleados a través de un calendario integrado. También puede ayudar a realizar tareas administrativas, como enviar facturas por correo electrónico.
Seguimiento de solicitantes
Un buen sistema de contratación debe incluir un Sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Esto ayudará a los reclutadores a gestionar ofertas de trabajo y solicitudes y agilizar el proceso de entrevista.
Este tipo de software de contratación realiza rápidamente tareas que requieren mucho tiempo, como la publicación de trabajos, la selección de candidatos, el análisis de currículums y el seguimiento de candidatos. También puede facilitar la programación de entrevistas, ya que puede realizar un seguimiento de cada candidato en un solo lugar.
Los sistemas de seguimiento de candidatos brindan mensajería SMS, correo electrónico masivo, incorporación y verificación automatizada de referencias. Como tales, son una herramienta imprescindible para los reclutadores.
Muchas plataformas ATS se integran con bolsas de trabajo populares, tanto gratuitas como de pago. Esto ayuda a las organizaciones a llegar a un grupo más amplio de talentos que luego pueden fluir a través del procesamiento de currículums y los procesos de selección, selección y prueba de candidatos.
En definitiva, un ATS reduce el tiempo de contratación conectando muchos de los pasos involucrados en el proceso de reclutamiento.
Gestión de entrevistas
El personal de RR.HH. a menudo pierde horas coordinando y haciendo coincidir los horarios de las personas para determinar el mejor momento para entrevistar a un candidato. Este es especialmente el caso cuando participan varios entrevistadores.
Con este fin, contar con un software de entrevistas especializado ayuda a las organizaciones a avanzar en el proceso de contratación.
El software de entrevistas integrado permite a los reclutadores programar entrevistas a través de un calendario integrado multiusuario. Esto automatiza la comunicación con los candidatos, en función de cómo prefieren ser contactados.
Otro beneficio es que los empleados y reclutadores pueden tomar notas o almacenar grabaciones para revisarlas más adelante.
Inducción
La incorporación es el último paso importante en el proceso de contratación. Sin embargo, normalmente conlleva una gran cantidad de papeleo. Esto puede extender significativamente el tiempo desde que se contrata a la persona hasta que comienza a ser productiva.
El software de contratación que incluye herramientas de incorporación automatiza muchas de las tareas de incorporación que consumen mucho tiempo, incluida la orientación del nuevo empleado hacia la organización.
El software de incorporación incluye formularios en línea, a veces completados previamente a través del ATS, que aceleran el tiempo de los nuevos empleados para ingresar sus datos. Pueden enviarlo electrónicamente donde pasa a formar parte del sistema de gestión de contratación. De esa manera, puede registrar y acceder fácilmente a información importante sin necesidad de ingresar datos manualmente.
Pensamientos finales
¿Tiene un sistema de contratación que cumpla todos los requisitos? ¿Le está haciendo más eficaz y eficiente, o le está frenando? Para poder colocar a los mejores candidatos, necesita encontrarlos, reclutarlos e incorporarlos sin problemas. Un software de gestión de contratación eficaz puede ayudarle a conseguir precisamente eso.
Con el sistema de contratación adecuado, puedes hacer esto y más. Le recomendamos que consulte StaffingSoft hoy. Nuestra solución le permite encontrar talento de calidad más rápido, atraer candidatos fácilmente y reducir el tiempo y el costo de contratación.
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